Cómo organizar un buen evento en Facebook

Facebook, la red social más grande del mundo, alberga más de 3 millones de eventos cada mes. Y estos eventos que ocurren offline, varían en tamaño e importancia desde pequeñas reuniones de amigos hasta enormes protestas políticas.

En el pasado, hacer correr la voz acerca de algún evento era mucho más costoso. Facebook, sin embargo, te permite crear rápido un evento, invitar gente y luego hacer correr la voz sobre el evento de forma viral más allá de tu red de contactos (si escoges hacerlo así). Aquí te mostramos la cómo organizar un evento en Facebook con todas las garantías.

Crear un Evento

Los eventos en Facebook son administrados por una aplicación que está instalada por defecto. La mejor manera de buscar eventos es haciendo click en “Eventos” en la columna derecha de la página de Inicio. La otra forma es hacer uso del buscador interno de Facebook y escribir “Eventos”.

En la página de eventos, puedes ver los eventos que van a celebrarse y a los cuales has sido invitado (o que estás organizando), eventos a los que tus amigos están asistiendo, eventos pasados y una lista de los cumpleaños de tus amistades. Para crear un evento, haz click en el botón de “Crear un Evento”.

Se te pedirá que introduzcas un nombre y ubicación del evento, así como una hora de inicio y fin. Opcionalmente, puedes agregar una etiqueta al evento (un subtítulo que es mostrado en letras pequeñas debajo del nombre del evento), y una dirección (ten cuidado de escribir tu dirección si el evento es abierto). La parte más importante del primer paso es configurar tus opciones de privacidad para el evento. Tienes tres opciones:

• Abierto

Son aquellos eventos que pueden ser vistos por cualquiera y cualquiera puede invitar a otros a asistir, sin importar si han sido invitados o no.

• Cerrado

Cualquiera puede darse cuenta de la existencia de un evento cerrado, pero los detalles del evento solo se pueden conocer por aquellos que han sido invitados y solo ellos pueden invitar a su asistencia. Los invitados pueden solicitar invitaciones.

• Secreto

Los eventos secretos solo son vistos por aquellos que han sido invitados (así que no se mostrarán en las actualizaciones de aquellos que están asistiendo) y solo aquellos que han sido invitados pueden invitar a su vez. Esta es probablemente una buena idea si estás planeando una fiesta sorpresa.

Cuando hayas configurado la logística de tu evento, se te pedirá que des más detalles. Esto incluye una foto, categoría y descripción, así como reglas importantes acerca de lo que los invitados pueden hacer en la página del evento. Estos detalles son opcionales.

• Habilitar Muro del Evento – Esta opción añade un muro a la página de tu evento. Es una buena idea incluir un muro de mensajes si quieres que la gente pueda publicar sus razones por las cuales puede o no puede asistir al evento o hacer preguntas.
• Habilita fotos, videos y enlaces del evento – Puedes permitir que la gente publique fotos, videos y enlaces en la página de tu evento. Esto es útil, al poder añadir por ejemplo fotos de referencias sobre cómo encontrar la dirección del lugar del evento, o publicar enlaces a artículos sobre un tema para un encuentro político, o videos de una banda para un concierto específico. Puedes restringir la posibilidad de publicar estas cosas para los administradores únicamente.
• Permite a los invitados llevar sus amistades al evento – Se te da a elegir entre si tus invitados pueden llevar o no a sus amigos.
• Muestra la Lista de Invitados – Puedes elegir entre mostrar la lista de invitados o no, o solo mostrarla a los invitados que asistirán al evento.

Puedes saltarte este paso y proceder mejor a la página de tu evento o ir al paso final, el cual consiste en invitar a tus amistades. Puedes invitar a un número ilimitado de personas, pero solo puedes invitar 100 personas a la vez. Cuando invitas a tus amigos puedes incluir un mensaje personal, lo cual es una buena idea.

Sin el mensaje personal, tus amigos recibirán una invitación por email (asumiendo que tienen configurada esta aplicación para que les envíe notificaciones para nuevos eventos, que es lo habitual)) en la que se dice lo siguiente: “(Tu Nombre) te ha invitado para (Nombre del Evento) el día (Fecha) a las (Hora)”. Estos emails no son muy completos, por lo que te aconsejamos incluir una nota personal, ya que así puedes añadir información extra acerca de qué trata tu evento y por qué la gente debería asistir.

Puedes cambiar cualquiera de los detalles de tu evento después y puedes invitar a más gente luego. Sin embargo, si alguien ha declinado una invitación, no podrás invitar a esta persona de nuevo.

Administrar y promover tu evento

Una vez tu evento esté activo, tienes dos opciones: dejarlo estancado y esperar que la gente asista, o involucrarte en la promoción y administración. Ésta última opción es la mejor.

Si tu evento es abierto y permite a los invitados llevar a otros al evento, deberías promover ese comportamiento si quieres que se corra la voz sobre el evento de forma viral. Envía invitaciones a aquellos que han confirmado su asistencia para que ayuden a correr la voz. Puedes enviarles mensajes a tus invitados haciendo click en la opción “Enviar Mensaje a Invitados”, que se encuentra justo debajo de la foto en la página del evento. También puedes enviar mensajes específicos a aquellos que no han respondido a la invitación o aquellos que han indicado que tal vez podría asistir para que confirmen su asistencia. Para los eventos abiertos, los invitados pueden hacer click en la opción del botón “Compartir”, para compartir el enlace del evento en su página de actualizaciones de perfil o enviar un mensaje a sus amistades.

Además puedes usar la opción de mensajes para pasar toda la información acerca del evento, tales como los cambios de planes, las reglas o información adicional acerca del invitado de honor, etc. Pero no te excedas, nadie quiere asistir a un evento que los esta “spameando”. Además, los eventos con más de 5,000 invitados pierden la habilidad de enviar mensajes masivos, así que tendrás que usar el muro y la descripción del evento para comunicarte.

Es recomendable que revises la página de tu evento regularmente para hacer un seguimiento de las publicaciones en el muro y responder a las preguntas.

Los eventos también tienen la opción de comprar publicidad en Facebook para promoverse. Haz click en “Promover Evento con un Anuncio” debajo de la foto en la página del evento para acceder al área de publicidad en Facebook.

Si estás organizando un evento que requiere reserva, Facebook te permite imprimir una lista de invitados (el enlace para esta opción está debajo de la foto en la página del evento). También puedes hacer que Facebook incluya las fotos de perfil de los asistentes en la lista imprimible, para que quien sea que controle la entrada a tu evento pueda asegurarse que solos los que confirmaron su asistencia puedan entrar.

También puedes cancelar un evento - una acción que no puede ser retractada una vez es seleccionada. Facebook te permite opcionalmente añadir una nota para todos los invitados con las razones por las cuales el evento fue cancelado.

Vender Entradas

La aplicación para Eventos de Facebook tiene dos inconvenientes evidentes. El primero es que no tiene soporte para eventos recurrentes, lo que quiere decir que Facebook es un medio de poca calidad para hacer correr la voz sobre una reunión semanal, mensual. Sin embargo, si no tienes problema en volver a crear los detalles del evento, puedes facilitarte la vida creando una lista especial de amigos que son asistentes regulares de tu evento. De ese modo, cuando llegues al paso de “Invitar amigos” al crear tu evento, puedas filtrar tu lista especial para eventos y luego seleccionarlos a todos para que asistan en un solo click.

El segundo inconveniente de los eventos de Facebook es que no tiene soporte para la venta de entradas. Eso tiene solución gracias a la integración de Facebook Connect con Eventbrite.

Eventbrite es una de las formas más populares para promover tu evento y vender entradas online, y ofrece una forma inteligente para conectar tus eventos a Facebook, agregándolos automáticamente a la aplicación de Eventos de Facebook e invitando a tus amigos. Aunque la capacidad de vender entradas no está integrada por defecto en la página de Eventos de Facebook, Eventbrite incluirá un enlace a la página de venta de entradas en la descripción del evento y un enlace a “Order Tickets” en la sección de noticias sobre tu evento.

Otras opciones similare son las aplicaciones para Facebook como Ticketing. Ambas opciones te permiten configurar la venta de entradas para tu evento y crear una página especial para comprar entradas que puedas enviar a tus invitados.

(readwriteweb.es)